Heikon viestinnän, tehottoman työn, sekavan materiaalivalintaprosessin ja pitkän haitta-ajan tulituksesta kärsii asukas kaikista eniten.
Urakoitsijan suurin haaste ja eniten parannusta kaipaava osa-alue on korjausrakennustöiden aikainen tiedottaminen ja informaatiotulvan hallinta. Urakoitsijan kontolla on tiedottaa asioista asukkaille, osakkaille, hallitukselle, aliurakoitsijoille, valvojalle sekä suunnittelijoille - ja heillä kaikilla on vastaavasti asiaa urakoitsijalle.
Tämän hässäkän keskellä osakkaille ja asukkaille tiedottaminen jää usein liian vähälle huomiolle. Asukkaan näkökulmasta saneerausprojekti on kuitenkin kaikista haastavin. Kotonasi tehdään rakennustöitä kaiket päivät, välillä ei tule vettä, pahimmillaan koko kylpyhuone on purettu ja kaiken tämän jälkeen yhtiövastike nousee. Voi ahdistaa, jos kukaan ei kerro mitä tapahtuu.
Viestintää vaikeuttaa osapuolten suuri määrä ja vaihtelevat vastuut
Kaikki osapuolet viestivät urakoitsijalle omista asioistaan. Asukkailla on tarpeita ja kysymyksiä projektiin ja asumiseen liittyen, osakkailla taas materiaalivalinnoista ja asunnon remontoinnista sekä lisätöistä.
Asuntoyhtiön hallitus haluaa tietää taloyhtiön vastuista ja lisätöistä sekä työmaan etenemisestä. Aliurakoitsijat pommittavat alihankintatöistä ja niiden etenemisestä, materiaalitilauksista sun muista. Valvojalle työmaan eteneminen, tarkastukset, määräykset ja turvallisuus ovat keskeisiä. Suunnittelijat viestivät töiden etenemiseen ja suunnitteluun liittyen.
Urakoitsija joutuu toimimaan myös rakennusvalvontaviranomaisen kanssa rakennuslupiin liittyvissä asioissa. Rakennusluvasta on vastuussa aina tilaaja, mutta esimerkiksi KVR-urakkamallilla urakoitsija hankkii rakennusluvan tilaajan puolesta.
Urakoitsijan kannalta informaation hallinta vaikeutuu, jos projektin vastuuhenkilöitä on useita, eri henkilöt vastaavat eri asioista ja kommunikoivat useampien osapuolien kanssa. Viestintä voi olla jaettu aiheittain työnjohdon, osakasmuutoshenkilöstön ja projektipäällikön kesken. Tämä tieto voi olla arvokasta muillekin, jolloin törmätään ongelmaan, jossa arvokasta tietoa hukkuu sähköposteihin, kun joku on lomalla tai unohtaa merkitä kopion saajan.
Heikko tiedon hallinta tarkoittaa virheitä ja kustannuksia
Hajallaan olevaan tietoon on vaikea päästä käsiksi. Välillä joku tippuu pois sähköposti-ringistä, välillä taas asiaa hoitanut henkilö on lomalla tai pahimmassa tapauksessa irtisanoutunut.
On kiusallista alkaa kaivamaan sähköpostilaatikkoa ja selvittämään mitä on sovittu. Tällainen tilanne aiheuttaa virheitä ja kustannuksia, kun työaikaa kuluu turhiin asioihin tai pahimmassa tapauksessa asennukset tehdään väärin.
Taloinfo tarjoaa ratkaisun kaoottiseen viestitulvaan
Taloinfo keskittää rakennushankkeen viestinnän yhteen paikkaan, joka on aina ajan tasalla. Projektin johdon on helppo hallita tietoa ja yritysjohtokin tietää mitä projekteissa tapahtuu.
Taloinfossa viestintää voi jakaa kanaville tai vastaavasti keskittää kaikille osapuolille tärkeää tietoa. Osapuolet voivat jakaa ajatuksiaan niille sopivissa paikoissa, joista urakoitsijan on helppo tätä selata.
Esimerkiksi, asukkaat voivat kirjautua asukas-sivulle, jossa ovat nähtävillä korjausrakennus-projektin aikataulu, tiedotteet sen etenemisestä sekä vesikatkoista, kaluste- ja materiaalivalinnat, oma huoneistokortti sekä urakoitsijan puhelinyhteys hätätapauksia varten.
Olennainen tieto tallessa helposti ja jäsenneltynä
Taloinfo tarjoaa keskustelukanavan, jossa tieto ei huku sähköpostiin, vaan on tallessa selkeästi omalla paikallaan. Kun osakas lähettää keskustelussa viestin, sen näkevät rakennusliikkeen tiimissä kaikki projektiin osallistuvat henkilöt. Viesteihin on helppo palata myöhemminkin, kun ne ovat huoneistoittain oikean taloyhtiön alla. Sähköpostiheräte varmistaa, että vastuuhenkilöt huomaavat viestin
Taloyhtiön hallituksen ja muiden osapuolten välinen viestintä käydään Taloinfon sisäisen viestinnän työkalulla, joka sijaitsee projektipankissa. Täältä löytyvät ammattilaisten ryhmäkeskustelut projektiin liittyvistä asioista, sekä työmaakokousten materiaalit ja työmaapäiväkirjat.
Näitä on helppo hallinnoida ja siirtää oikeaan kansioon muutamalla klikkauksella, sen sijaan että tulostettuja versioita kuljeteltaisiin edes takaisin valvojalle allekirjoitettavaksi. Myös hallitukselle tai työmaaorganisaatiolle jaettavat dokumentit ja tiedostot on helppo jakaa oikeaan kansioon.
Blogisarjamme käsittelee rakennushankkeen yleisimpiä vaiheita, ja miten projekti voidaan digitalisoida. Jos koet että blogisarjamme on arvokasta sisältöä, se on paketoitu yhdeksi oppaaksi, jonka voit ladata täältä.
Lue blogisarjamme kaikki osat!
1. Rakennushankkeen kilpailutuksen voittaminen lähtee asiakaspalvelusta
2. Rakennushankkeen valmistelu, asukasinfo ja materiaalivalinnat
3. Korjausrakentamisen ristitulen keskellä on asukas
4. Sekava narinalista turhauttaa molempia osapuolia
