Miljoonaprojekteissa ei voi sählätä - opas uudisrakennusprojektien viestintään

Taloyhtiömuotoisissa asuntohankkeissa tapahtuu paljon, ennen kuin lapio päästään iskemään maahan. Mitä lähemmäs rakentamisen startti käy, sitä suuremmaksi ja monimuotoisemmaksi sekä tehtävien että osallisten määrä kasvaa.

Siksi hankkeen onnistumiseen vaikuttaa viestinnän sunnittelu: projektin edetessä työryhmä kasvaa arkkitehdeistä ja suunnittelijoista rakentajiin, alihankkijoihin ja lopulta asuntoja ostaneisiin asiakkaisiin.

Tästä seurauksena on yleensä

• rönsyileviä sähköpostikeskusteluja, joissa vastaanottajat ja aiheet vaihtuvat kesken ketjun
• pitkiä puheluita, postit-lappuja ja muita tuhruja, joista vähintään osan anti jää dokumentoimatta
• kokouspöytäkirjoja, jotka postitetaan osallistujille viiveellä
• asiakkaiden sisustusvalinnat levällään erilaisissa dokumenteissa ja sähköposteissa.

Edellä kuvattu viestinnällinen sykerö on arkea monessa rakennusalan yrityksessä. Ongelmia syntyy etenkin silloin, jos projektitiimi vaihtuu suunnittelun aikana, ja uusilla ihmisillä tulisi olla pääsy myös vanhempiin asiakirjoihin. Ja kun työmaaorganisaatio liittyy myöhemmin projektiin, se tarvitsee tietenkin pääsyn kaikkiin tietoihin.

On tärkeää huolehtia siitä, että suunnitelmat ja sovitut asiat ovat asianomaisten saatavilla, aina ajantasaisina ja ilman turhaa säätöä.

Digitaalinen viestintäkanava helpottaa rakennusprojektin siirtymävaiheita

Digitaalinen rakennusviestinnän työkalu, kuten HomeRun.net, keräävä kaiken tärkeän tiedon oikeaan paikkaan ja pitää sekä asiakirjat että viestinnän samassa järjestelmässä. Pilvipalveluun tallennetut asiakirjat pysyvät turvassa, ajantasaisina oikeiden ihmisten saatavilla, eikä turhia väärinkäsityksiä pääse tapahtumaan.

Jos kanavassa on mahdollisuus mm. ryhmäkeskusteluihin, suoriin yksitysviesteihin sekä asiakirjojen jakamiseen, tulee projektista paljon sujuvampi.

Esimerkiksi HomeRunissa ryhmäkeskusteluja voidaan käydä reaaliajassa, ja uusien jäsenten lisääminen on helppoa, kun siihen tulee tarve. Käyttäjätunnuksille voidaan myös määritellä erilaisia käyttöoikeuksia. Tiedot pysyvät tallessa, viestintää ja kommentteja on helppo seurata, ja päätöksenteosta tulee helpompaa.

Sulje siis silmäsi ja kuvittele tilanne, jossa kaikki on hoidettu liioitellun perinteisellä mallilla:

• Kokouspöytäkirjat on printattu fyysisesti paperille
• Sopimukset on allekirjoitettu fyysisesti, valokopioitu ja skannattu kaikille osapuolille
• Jokainen asia on omassa nälkävuoden mittaisessa sähköpostiketjussaan (ja samalla jokaiseen sähköpostiketjuun sotketaan monta eri asiaa...)
• Tiedostot ovat levällään sähköpostien liitteissä ja paperisilppuna pitkin toimistojen pöytiä.

Hankala tilanne, eikö?

Jotta verenpaineesi lähtisi laskuun, viedään ajatusleikkiä päinvastaiseen suuntaan. Kuvittele nyt tilanne, jossa viestintä on hoidettu nykyaikaisia, juuri tähän tarkoitukseen suunniteltuja työkaluja käyttäen:

• Kokouspöytäkirja löytyy pilvipalvelusta kansiosta 2. Kokouspöytäkirjat, heti kansion 1. Sopimukset-kansion jälkeen.
• Sopimukset on allekirjoitettu sähköisesti kaikkien osapuolten toimesta samana päivänä, ja ne löytyvät automaattisesti omasta kansiosta allekirjoitettuna.
• Tiedostot, suunnitelmat, keskustelut ja yhteystiedot löytyvät hyvässä järjestyksessä ja ajantasaisina yhdestä paikasta, johon kaikilla vastuuhenkilöillä on pääsy.

Helpottiko? Lisää helpotusta ja konkreettisia neuvoja hankalaan tilanteeseen löytyy oppaastamme, jonka teimme näitä tilanteita varten nimenomaan uudisrakentajille. Oppaan sisällöstä on taatusti apua, vaikka et vielä hyödyntäisi mitään digitaalista työkalua rakennusprojektiesi viestinnän toteuttamiseen:

Haluatko kuulla nähdä käytännössä, miten HomeRun.net helpottaa rakennusprojektien viestintää? Varaa aika alta löytyvän linkin kautta - saat asiantuntijaltamme tiiviin demon työkalustamme ja vastauksia kysymyksiisi.