Asuntohankkeiden valmistelussa tehdään usein virheitä, jotka olisivat vältettävissä pienellä toimintatapojen hiomisella ja harkituilla työkaluvalinnoilla. Kun hommat hoituvat automaattisesti, vapautuu arvokasta työaikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Uskallan väittää, että kukaan ei halua käyttää tuottavaa työaikaansa turhien dokumenttien arkistointiin. Toisaalta kukaan tuskin myöskään haluaa löytää itseään tilanteesta, jossa taloyhtiön luovutuksen jälkeen aliurakoitsijoiden kilpailutusdokumentit ovat hävinneet kuin tuhka tuuleen.
Nämä molemmat ongelmat ovat varsin yleisiä, ja siksi listasimme kolme yleistä asuntohankkeiden kipukohtaa, joissa monilla kokeneillakin toimijoilla olisi vielä parantamisen varaa.
Dokumentaatio hankkeen alussa 📘
Taloyhtiömuotoiset asuntohankkeet vaativat pitkän valmistelun ja suunnittelun ennen kuin kultainen lapio isketään maahan. Kun rakentamisen aika lähestyy, tehtävää on paljon. Hyvä lopputulos vaatii huolellista suunnittelua, erityisesti rakennusviestinnän osalta.
Asuntohankkeen projektiryhmässä on usein aluksi vain muutama henkilö, mutta matkan varrella ihmisten lukumäärä kasvaa, ja yhä useammilla on pääsy tärkeisiin asiakirjoihin, keskusteluihin ja päätöksiin. Siksi on tärkeää, että näille kaikille tiedoille ja keskusteluille löytyy paikka, josta kaikki projektin osalliset löytävät ne helposti ja nopeasti.
Kun asiakirjat tallennetaan rakennusviestintää varten suunniteltuun pilvipalveluun, ne ovat aina turvallisessa arkistossa, eikä turhia väärinkäsityksiä pääse tapahtumaan. Oikeat ihmiset saavat oikeat tiedot, ja ajantasaiset asiakirjat ovat vain muutaman klikkauksen päässä. Myös esimerkiksi kansiorakenteella sekä kansioiden heräte- ja näkyvyysasetuksilla on merkittävä rooli toimivan järjestelmän suunnittelussa ja käyttöönotossa.
Viestintä valmisteluvaiheen aikana 📬
Tyypillisen rakennusprojektin viestintä koostuu suunnilleen näistä vanhoista suosikeista:
- Kilometrien mittaiset sähköpostikeskustelut lukemattomien vastaanottajien kanssa (parhaassa tapauksessa kokoonpano myös vaihtelee matkan varrella).
- Pitkät puhelut, joista ei jää mitään post-it-lappua kummempaa dokumentaatiota.
- Tietokoneen näytönreunaan liitetyt muistilaput ja kokouspöytäkirjojen erilaiset versiot, jotka meilataan tai unohdetaan meilata osallistujille.
Vaikka asiaa on hieman kärjistetty, niin monet yritykset toimivat edelleen vuonna 2020 juuri tähän tyyliin. Viestintä on silloin tehotonta ja aiheuttaa ylimääräistä stressiä kaikille osapuolille. Soppaa hämmentää entisestään, kun työmaaorganisaatio liittyy myöhemmässä vaiheessa mukaan hankkeeseen ja tarvitsee dokumentaation siitä, mitä aiemmin on sovittu – puhumattakaan hankkeen edetessä eteen tulevista henkilöstövaihdoksista.
Käyttämällä HomeRunin tyylistä digitaalista palvelukanavaa, jossa on mahdollisuus ryhmäkeskusteluihin, yksityisviesteihin ja asiakirjojen jakamiseen, hankkeesta tulee hetkessä sujuvampi. Tietoja ei menetetä, kommunikaatiota on helppo seurata ja tärkeiden päätösten tekeminen helpottuu.
Asiakirjojen allekirjoitus 🖊
Kynällä ja paperilla tehtävät allekirjoitukset ovat edelleen ylivoimaisesti yleisin tapa allekirjoittaa tärkeitä asiakirjoja. Osapuolet allekirjoittavat lukuisia sopimuksia sekä niiden kopioita, ja paperit matkustavat posteljoonien matkassa ympäri Suomea. Kauppojen tosiasiallinen toteuttaminen vie monilla yrityksillä tämän vuoksi tarpeettoman kauan aikaa.
Yksinkertaisempi ja turvallisempi tapa on käyttää digitaalista allekirjoitusta sopimustenn ja pöytäkirjojen kuittaamiseen. Ajantasainen tieto dokumenttien allekirjoituksista on silloin aina saatavilla. Digitaalinen allekirjoitus mahdollistaa myös sen, että tärkeät asiakirjat voidaan tallentaa suoraan oikeaan paikkaan, ja turhilta skannausprosesseilta vältytään kokonaan.
Oletko sinä jo ratkaissut kaikki ylläkuvatut ongelmakohdat? Jos 80 % mainituista asioista toimii digitaalisten kanavien kautta, olet jo voittajien puolella. Tämä näkyy käytännössä rahan- ja ajansäästönä. ✅
Jos kaipaat vielä lisää vinkkejä rakennushankkeen viestintään modernien digitaalisten työvälineiden avulla, lataa ja lue uusi uudisrakentajille suunnattu oppaamme:
